fbpx

System elektronicznego archiwum dokumentów

Dokumenty przekazywane z różnych źródeł mają coraz częściej postać elektroniczną? Coraz więcej dokumentów, faktur zakupu, pism czy wniosków dociera do Ciebie w postaci pliku? Twoi Klienci zapowiadają dostarczanie dokumentów w formie elektronicznej? Odszukanie dokumentu, archiwalnego lub bieżącego zajmuje coraz więcej czasu? Planujesz wdrożyć systemy, które z jednej strony pozwolą na obsługę dokumentów w formie elektronicznej, a z drugiej zapewnią bezpieczeństwo i pozwolą kontrolować do nich dostęp? System elektronicznego archiwum dokumentów to nowoczesne rozwiązanie, które jest proste w obsłudze!

System elektronicznego archiwum dokumentów

Nasze rozwiązanie obejmuje:

  • wsparcie i doradztwo na etapie projektowania, zakupu, instalacji i konfiguracji infrastruktury repozytorium dokumentów
  • wsparcie i doradztwo na etapie planowania zasad pracy z dokumentami w formie elektronicznej
  • usługę składowania plików pozyskanych w wyniku skanowania dokumentów w siedzibie Klienta lub firmy KALASOFT
  • usługę tymczasowego przechowywania repozytorium dokumentów
  • dostęp do repozytorium poprzez przeglądarkę internetową przy wykorzystaniu łączy intranetowych/internetowych
  • wirtualny system elektronicznego archiwum dokumentów to wielofunkcyjne narzędzie do katalogowania, udostępniania i zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej pozwalające:
    • dowolnie atrybutować dokument, katalog, teczkę,
    • przeprowadzać solidne i błyskawiczne wyszukiwania dokumentów i/lub teczkek po nadanych atrybutach (dzięki temu rekrutacja i związane z nią procesy są ułatwione),
    • zarządzać udostępnianiem dokumentów i/lub teczek – elektroniczny wniosek o udostępnienie, pełna historia udostępniania,
    • zarządzać przekazywaniem dokumentów i/lub teczek między działami – spisy zdawczo-odbiorcze,
    • zarządzać uprawnieniami do dokumentów lub do ich fragmentów (cenzurowanie dokumentu),
    • oznaczać wydruki dokumentów sygnaturą oznaczającą miejsce i czas jego wygenerowania

Zapewniamy:

BEZPIECZEŃSTWO – system elektronicznego archiwum dokumentów daje pełną kontrolę uprawnień do dokumentów w obrębie działów/jednostek organizacyjnych, poufność i dyskrecję potwierdzoną wiążącymi oświadczeniami naszych pracowników, dostęp do szyfrowanej wersji dokumentów, pełną separację procesów interfejsu użytkownika od procesów serwera repozytorium selektywny, dostęp do danych zgromadzonych w repozytorium – brak pełnego dostępu do bazy danych.

WSPARCIE – usprawnienie dydaktyki, dzięki kontroli i wsparciu w zakresie infrastruktury sprzętowej i programowej repozytorium dokumentów pełna skalowalność zarówno infrastruktury sprzętowej, jak i programowej.

W opracowaniu:

„System elektronicznego obiegu dokumentów”

Rozwiązanie, jakim jest system elektronicznego archiwum dokumentów obejmuje:

  • wsparcie na etapie planowania i odwzorowania procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa w systemie obiegu elektronicznego
  • elastyczność w projektowaniu i implementacji nowych procesów obiegu dokumentów związanych z uczelnią
  • możliwość dedykowania procesu pod wskazany typ dokumentu
  • możliwość przypisania użytkownika obsługującego pojedynczy krok w procesie elektronicznego obiegu dokumentu
  • pełną kontrolę nad realizacją etapów w obiegu elektronicznym dokumentów
  • wymianę informacji o etapie procesu, na którym obecnie jest przetwarzany dokument w obiegu elektronicznym dokumentów (z tego rozwiązania korzystają między innymi akademiki)
  • możliwość integracji z webowymi systemami zewnętrznymi