System elektronicznego archiwum dokumentów

Dokumenty przekazywane z różnych źródeł mają coraz częściej postać elektroniczną? Coraz więcej dokumentów, faktur zakupu, pism czy wniosków dociera do Ciebie w postaci pliku? Twoi Klienci zapowiadają dostarczanie dokumentów w formie elektronicznej? Odszukanie dokumentu, archiwalnego lub bieżącego zajmuje coraz więcej czasu? Planujesz wdrożyć systemy, które z jednej strony pozwolą na obsługę dokumentów w formie elektronicznej, a z drugiej zapewnią bezpieczeństwo i pozwolą kontrolować do nich dostęp? System elektronicznego archiwum dokumentów to nowoczesne rozwiązanie, które jest proste w obsłudze!

System elektronicznego archiwum dokumentów

Nasze rozwiązanie obejmuje:

• wsparcie i doradztwo na etapie projektowania, zakupu, instalacji i konfiguracji infrastruktury repozytorium dokumentów
• wsparcie i doradztwo na etapie planowania zasad pracy z dokumentami w formie elektronicznej
• usługę składowania plików pozyskanych w wyniku skanowania dokumentów w siedzibie Klienta lub firmy KALASOFT
• usługę tymczasowego przechowywania repozytorium dokumentów
• dostęp do repozytorium poprzez przeglądarkę internetową przy wykorzystaniu łączy intranetowych/internetowych
• wirtualny system elektronicznego archiwum dokumentów to wielofunkcyjne narzędzie do katalogowania, udostępniania i zarządzania dokumentami w postaci elektronicznej pozwalające:
  • dowolnie atrybutować dokument, katalog, teczkę,
  • przeprowadzać solidne i błyskawiczne wyszukiwania dokumentów i/lub teczkek po nadanych atrybutach (dzięki temu rekrutacja i związane z nią procesy są ułatwione),
  • zarządzać udostępnianiem dokumentów i/lub teczek – elektroniczny wniosek o udostępnienie, pełna historia udostępniania,
  • zarządzać przekazywaniem dokumentów i/lub teczek między działami – spisy zdawczo-odbiorcze,
  • zarządzać uprawnieniami do dokumentów lub do ich fragmentów (cenzurowanie dokumentu),
  • oznaczać wydruki dokumentów sygnaturą oznaczającą miejsce i czas jego wygenerowania

Zapewniamy:

BEZPIECZEŃSTWO – system elektronicznego archiwum dokumentów daje pełną kontrolę uprawnień do dokumentów w obrębie działów/jednostek organizacyjnych, poufność i dyskrecję potwierdzoną wiążącymi oświadczeniami naszych pracowników, dostęp do szyfrowanej wersji dokumentów, pełną separację procesów interfejsu użytkownika od procesów serwera repozytorium selektywny, dostęp do danych zgromadzonych w repozytorium – brak pełnego dostępu do bazy danych.

WSPARCIE – usprawnienie dydaktyki, dzięki kontroli i wsparciu w zakresie infrastruktury sprzętowej i programowej repozytorium dokumentów pełna skalowalność zarówno infrastruktury sprzętowej, jak i programowej.

W opracowaniu:

„System elektronicznego obiegu dokumentów”

Rozwiązanie, jakim jest system elektronicznego archiwum dokumentów obejmuje:

• wsparcie na etapie planowania i odwzorowania procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa w systemie obiegu elektronicznego
• elastyczność w projektowaniu i implementacji nowych procesów obiegu dokumentów związanych z uczelnią
• możliwość dedykowania procesu pod wskazany typ dokumentu
• możliwość przypisania użytkownika obsługującego pojedynczy krok w procesie elektronicznego obiegu dokumentu
• pełną kontrolę nad realizacją etapów w obiegu elektronicznym dokumentów
• wymianę informacji o etapie procesu, na którym obecnie jest przetwarzany dokument w obiegu elektronicznym dokumentów (z tego rozwiązania korzystają między innymi akademiki)
• możliwość integracji z webowymi systemami zewnętrznymi