Oprogramowanie do obsługi e-Doręczeń – zaprojektowane przez firmę informatyczną Kalasoft –przygotowane zostało w oparciu o aktualne przepisy prawne tak, by pomóc firmom i instytucjom w codziennym zarządzaniu i administrowaniu procesami związanymi z obsługą korespondencji.

Czym są e-Doręczenia?

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego wysłanego za potwierdzeniem odbioru. Pod względem prawnym usługa e-Doręczeń jest równoważna z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Już wkrótce zamiast tradycyjnego papierowego listu pisma przesyłane będą w formie cyfrowej na indywidualny adres do doręczeń elektronicznych.

Dla kogo?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego, a także wszyscy obywatele, będą mieli obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń. Cała korespondencja podmiotów publicznych prowadzona będzie w postaci elektronicznej.

Od kiedy?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Obowiązek dla następujących podmiotów publicznych wchodzi w życie 10 grudnia 2023 r. (termin określony w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r.).

• Organy władzy publicznej inne niż wymienione w ust.1. punkcie 1. Ustawy o doręczeniach elektronicznych, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• Uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk, państwowe i samorządowe instytucje kultury, Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe.

Co wyróżnia e-Doręczenia?

Realizację usługi rejestrowanych doręczeń umożliwia publiczna platforma elektroniczna.

• Elektroniczne – dzięki rządowej platformie do obsługi korespondencji urzędy, firmy i instytucje, a docelowo wszyscy obywatele, komunikować się będą w formie cyfrowej, eliminując tradycyjne listy polecone i przesyłki pocztowe.
• Rejestrowane – poprzez rejestrację korespondencji zarówno nadawca, jak i odbiorca, mają pewność, że nikt nie podszywa się pod daną osobę lub instytucję, na platformie archiwizowany zostaje dowód nadania i otrzymania korespondencji.
• Powszechne – usługa e-Doręczeń została stworzona dla obywateli, firm, instytucji i urzędów. Aby z niej skorzystać należy założyć adres do e-Doręczeń. Dla osób, które nie korzystają jeszcze z rozwiązań cyfrowych, oferowana jest usługa hybrydowa – elektroniczno-papierowa (urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na Pocztę Polską, gdzie jest drukowany i w formie papierowej wysyłany do adresata).

Co wyróżnia e-Doręczenia Kalasoft?

Oprogramowanie „e-Doręczenia”, przygotowane przez firmę informatyczną Kalasoft, pozwala na wygodne zarządzanie wiadomościami w jednym miejscu: ułatwia obsługę korespondencji masowej, porządkuje wszystkie procesy związane z wysyłką korespondencji np. procesy kilkuetapowej akceptacji, statusy na etapie przygotowania i wysyłki.

Dlaczego Kalasoft?

Wybierając aplikację „e-Doręczenia” Kalasoft wybierasz komfort obsługi korespondencji, wszystkie związane z tym czynności przebiegają szybko, sprawnie i bezpiecznie:

• przyjazne w użytkowaniu narzędzie ułatwia wszystkie czynności związane z obsługą przesyłek,
• dzięki możliwości obsługi masowej korespondencji ułatwia Twoją pracę, a także usprawnia wszystkie procesy związane z odbiorem oraz wysyłką wiadomości,
• zapewnia bezpieczeństwo obsługi poprzez zgodność z wymogami aktualnych przepisów prawnych,
• oszczędza Twój czas poprzez szybki dostęp do danych przechowywanych w jednym miejscu, a przy tym uporządkowanych i odpowiednio posegregowanych,
• dzięki kilkustopniowej akceptacji zapewnia bezpieczeństwo korespondencji i ochronę przed pomyłkami związanymi z wysyłką wiadomości do nieuprawnionych osób i podmiotów, zapewniając tym samym bezpieczeństwo ochrony i przetwarzania danych osobowych,
• dzięki funkcjom filtracji umożliwia szybkie odszukanie korespondencji do danej osoby oszczędzając Twój czas na żmudne przeglądanie list odbiorców,
• oszczędza koszty przygotowania tradycyjnej korespondencji – koszty wydruków, kopert, prowadzenia ksiąg, jak również wizyt w placówkach pocztowych.