Elektroniczna archiwizacja dokumentów – typowe problemy i ich rozwiązania

Elektroniczna archiwizacja dokumentów to powszechne rozwiązanie wykorzystywane zarówno przez uczelnie wyższe, jak i przez firmy. Elektroniczna archiwizacja ma bardzo dużo zalet, o których więcej pisaliśmy już na naszym blogu. System Kalasoft, który posiada moduł archiwizacji, jest zoptymalizowany w taki sposób, aby rozwiązywać wszelkie problemy użytkowników z zakresu archiwizacji.

Czy dokumenty na pewno są bezpieczne?

Kwestia bezpieczeństwa zawsze wzbudza najwięcej kontrowersji. Jednak o ile w przypadku dokumentów papierowych może pojawić się problem z ich utratą lub zniszczeniem, tak przy systemie do archiwizacji nie ma takiego ryzyka – dokumenty są chronione przed wyciekiem, a dostęp do nich mają tylko upoważnieni odbiorcy.

Co więcej, ewentualne awarie systemu również nie stanowią zagrożenia dla przechowywanych danych. System Kalasoft wyróżnia się nowoczesną technologią, a jednym z zabezpieczeń jest regularne wykonywanie tak zwanych back up’ów.

Stały dostęp do dokumentów to brak przestojów w pracy

Jedną z poważniejszych obaw jest utrata płynności pracy – jest to uważane za duże zagrożenie szczególnie w dużych organizacjach, gdzie usystematyzowane procesy są podstawą efektywnych działań.

Po raz kolejny rozwiązaniem tego problemu jest elektroniczna archiwizacja dokumentów. Pozwala ona między innymi na szybkie przesyłanie informacji pomiędzy działami lub pojedynczymi pracownikami, a także usprawnienie komunikacji. Dodatkowo – co zdaje się być szczególnie ważne z punktu widzenia kadr – dostęp do elektronicznego archiwum jest możliwy przez całą dobę i z dowolnego urządzenia. Ograniczeniem nie są też święta czy inne dni wolne. W jakich sytuacjach jest to zbawienna funkcjonalność?

Na przykład wtedy, gdy dojdzie do awarii komputera jednego z pracowników lub konieczna jest weryfikacja dokumentów w godzinach, gdy biuro jest zamknięte. Wówczas nic nie stoi na przeszkodzie, aby mimo wszystko dostać się do archiwum.

Brak bałaganu wpływa na efektywność pracowników

Nie da się ukryć, że porządek w dokumentach to podstawa efektywnej pracy. Jeśli w archiwum dochodzi do problemów z kwalifikacją dokumentów lub po prostu pracownicy mają problem z korzystaniem z nich, najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie struktury dostosowanej do ich indywidualnych preferencji. System Kalasoft umożliwia tworzenie specjalnych katalogów, które umożliwiają utrzymanie porządku w elektronicznym archiwum.

Dodatkowo zbawienna jest także funkcja szybkiego i łatwego wyszukiwania. Wyszukiwać można zarówno pojedyncze dokumenty, jak i całe teczki – umożliwiają to specjalne atrybuty, które można im nadać. Na bieżąco można także śledzić wszelkie zmiany w dokumentach lub historię ich udostępniania.

W module archiwizacji nie występują problemy, których nie dałoby się rozwiązać. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zalecamy kontakt z supportem – intuicyjny helpdesk pozwala na zgłoszenie problemu i stały kontakt ze specjalistami Kalasoft.