Elektroniczne archiwum dokumentów – oprogramowanie dla firm i uczelni

Zarządzanie firmą lub uczelnią wyższą wymaga ciągłego nadzoru nad dokumentacją. Bez względu na to, czy dotyczy ona spraw wewnętrznych, czy też zobowiązań wobec kontrahentów lub studentów, wszystkie dokumenty muszą być odpowiednio archiwizowane. Rozwiązaniem optymalizującym pracę jest oprogramowanie posiadające specjalny moduł do elektronicznej archiwizacji.

Oprogramowanie do zarządzania uczelniami i firmami

Jeśli szukasz innowacyjnych rozwiązań informatycznych do zarządzania, Twoim pierwszym wyborem powinno być oprogramowanie przystosowane do indywidualnych wymagań firmy. W tym przypadku niezbędna jest funkcja archiwizacji, która zdecydowanie usprawnia pracę i pozwala na usystematyzowanie procesów wewnętrznych w zakresie obiegu elektronicznego.

W jakim przypadku warto wdrożyć tego typu system? Przede wszystkim wtedy, gdy priorytetem jest szybka kontrola zmian dokumentów, ich udostępnianie bądź nadawanie im atrybutów. Dodatkowo, ze względu zastosowane rozwiązania, oprogramowanie do zarządzania daje maksymalne poczucie bezpieczeństwa.

Jak zadbać o bezpieczeństwo archiwizowanych dokumentów?

System z modułem archiwizacji dokumentów umożliwia kontrolę nad uprawnieniami do dokumentów, a także zarządzanie nimi – tego typu uprawnienia można przyznać do całości dokumentów lub jedynie do ich fragmentów, dzięki czemu firma lub uczelnia decyduje, kto może zapoznać się z danymi informacjami.

Warto też wspomnieć o dodatkowych funkcjach, takich jak między innymi:

• szyfrowanie dokumentów;
• możliwość separacji procesów interfejsu użytkownika od procesów serwera;
• możliwość integracji z webowymi systemami zewnętrznymi;
• oznaczanie dokumentów sygnaturą.

Elektroniczne archiwum dokumentów dla najbardziej wymagających

Gwarancja bezpieczeństwa to nie jedyna zaleta oprogramowania informatycznego od Kalasoft. Co ważne, korzystać z niego mogą wszyscy powołani do tego pracownicy, ponieważ interfejs systemu jest niezwykle intuicyjny i prosty w obsłudze. Dzięki temu znacznie wzrasta wydajność pracy, a procesy mogą zostać sprawnie zautomatyzowane. To też znaczna redukcja kosztów ze względu na ograniczenie miejsca do przechowywania – w archiwum można przechowywać wszystkie dokumenty i nie ma konieczności tworzenia ich papierowej wersji.

Jak rozpocząć archiwizację dokumentów elektronicznych?

Pierwszym krokiem jest wdrożenie systemu do zarządzania Kalasoft oraz odbycie szkolenia ze specjalistami od wykorzystywania oprogramowania w praktyce. Więcej na temat wdrożenia systemu pisaliśmy w artykule: Przebieg wdrożenia ERP.

Zachęcamy też do kontaktu z naszych Biurem Obsługi – z przyjemnością odpowiemy na wszystkie pytania!